Autorius: admin

Kamēr tu, iespējams, uztraucies par to, vai darbinieki mājās patiešām strādā, viņi, iespējams, uztraucas par to, vai tu uzticies, ka viņi strādā. Ironiski, ka šīs bažas atņem laiku un mentālo enerģiju abām pusēm.

Mēs ierosinām raizes aizstāt ar rīcību un neļaut šīm domām novērst uzmanību, pasliktināt sniegumu vai bojāt attiecības ar darbiniekiem.

Kādi varētu būt iemesli šādām domām?

• Tu kļūsti par baiļu upuri, jo nevari redzēt, kā darbinieki mājās strādā. Tev šāds darba veids ir kas jauns vai tev iepriekš ir sanācis apdedzināties ar darbiniekiem, kas strādā no mājām.
• Darbinieks patiesībā ļoti daudz strādā un izdara, bet nesniedz tev tik daudz atskaites, kā tu vēlētos.
• Nepietiekama komunikācijas instrumentu izmantošana vai vāja komunikācija nepalīdz tev saprast, cik daudz cilvēks izdara.
• Jūsu darba attiecību ceļā stājas laika zonas vai kultūras barjera.
• Tu neesi cilvēkam sniedzis gana daudz vadlīniju, kā veikt darbu. Iespējams, ka to ir grūti izdarīt ar saraksti vai video čatu. Rezultātā paveiktais darbs ir nepilnīgs un sagādā vilšanos.
• Cilvēks patiešām nestrādā gana daudz vai standarti ir pārāk augsti.

Ko darīt?

1. Koncentrējies uz to, ko darbinieks ir paveicis, nevis uz to, vai tu redzi viņu to darām

Attālinātie darbinieki piespiež vadītājus pārskatīt savu redzējumu: jo vairāk laika redzu savu darbinieku, jo produktīvāks viņš ir. Redzēt, ka darbinieks strādā, piemēram, vēlu vakarā vai pusdienlaikā neko daudz nepasaka par šī darbinieka produktivitāti. Tomēr šāds redzējums var likt domāt, ka klātienes darbinieks izdara vairāk kā darbinieki mājās, jo otrajā gadījumā viņa pūles tev nav redzamas.

Lai cīnītos ar šādu redzējumu, tu vari izveidot sarakstu ar lietām, ko attālinātais darbinieks paveicis pēdējā mēneša vai ceturkšņa laikā. Nepaļaujies uz savu atmiņu, jo tai ir tendence kļūdīties, izgaismojot mūsu iekšējās bailes. Tā vietā turies pie faktiem: pārskati e-pastus, uzstādītos mērķus no jūsu tikšanās reizēm un snieguma pārskatiem, progresa pārskatus par uzdotajiem uzdevumiem.

Pat ja tu ievēro kritumu rezultātu piegādāšanā, un tu saproti, ka darbinieks izdarījis mazāk kā pirms mēneša, apsver, vai tas tiešām ir saistīts ar to, ka darbinieks nestrādā gana daudz. Vai varētu būt tā, ka darbinieks pēdējās 2 nedēļas vai mēnešus strādāja pastiprinātā režīmā un tas nav ilgtspējīgi? Tas nozīmētu, ka tas rezultāts, ko redzi tagad, ir stabilizēšanās un normāls rādītājs.

Ja tu patiesi atklāj, ka darbinieks nestrādā, ir nepieciešams strādāt ar cēloni: motivācijas vai prasmju trūkumu.

2. Vairo uzticību ar savu darbinieku

Ja tu neuzticies, ka darbinieki mājās strādā, ir ļoti viegli izmantot fizisko attālumu kā iemeslu, lai no viņa attālinātos. Iespējams, ka tu uztici viņam mazāk darbu, sazinies retāk, atturies no atgriezeniskās saites sniegšanas un attīstības iespējām.

Tas tikai padziļina problēmu. Pirmkārt, trauslas attiecības ar tevi, organizācijas galveno kontaktpersonu, var darbinieku demotivēt un iedragāt viņa sniegumu. Otrkārt, ja viņa sniegums tiešām kļūst vājāks, tad viņam vajadzīgs vairāk uzmanības, nevis mazāk. Un treškārt, kad pārstāj darbiniekam uzticēt nozīmīgus darbus, tu dod viņam mazāk iespēju pierādīt sevi, tādējādi radot ciklu, kurā zemas ekspektācijas pret viņu izraisa zemu sniegumu.

Lai veidotu vai atjaunotu uzticību ar savu darbinieku, izmēģini:

• Iepazīsti savu darbinieku labāk: ieplāno pirmās 5 minūtes no katras individuālās sarunas parunāt par neformālām lietām. Pajautā darbiniekam, kā viņš tiek galā ar mājas un darba dzīves atdalīšanu? Kas palīdz viņam atslēgties?
• Palūdz darbiniekam atgriezenisko saiti par to, ko vari darīt labāk kā vadītājs. Kad ar patiesu nolūku lūdz atgriezenisko saiti, tas darbiniekam sūta signālu, ka tu novērtē viņa viedokli. Pastāv lielāka iespēja, ka gūsi godīgu atgriezenisko saiti, ja palūgsi to par konkrētu jomu, piemēram: “Kā man sokas, pastāstot par jaunumiem organizācijā? Vai ir kādi notikumi, par kuriem tev vajadzētu vairāk konteksta un informācijas?”

3. Palūdz padomu kolēģiem – vadītājiem, kuru darbinieki strādā no mājām

Katrai organizācijai ir citāda kultūra attiecībā uz darbu no mājām. Lai labāk tiktu galā ar saviem darbiniekiem, izmanto to zināšanu kopumu, kas tev ir vistuvāk, savus kolēģus – vadītājus. Vislabāk, ja atradīsi vadītāju, kura uzdevumi un darbinieku lomas sakrīt ar tavām.

Šim cilvēkam vari uzdot šādus jautājumus:

• “Vai tev ir bijušas līdzīgas bažas par darbinieku paradumiem? Kas mainījās? Ko tu iemācījies no šīs pieredzes?”
• “Kā tu nodibināji un uzturēji uzticību ar saviem attālināti strādājošajiem darbiniekiem?”
• “Kādus komunikācijas un projektu vadības instrumentus tu izmanto? Kā tie palīdz tev un tavai komandai?”

Izmēģini to, kas liekas piemērots tavai situācijai. Padalies arī ar savu pieredzi, lai pastiprinātu pozitīvas vadīšanas pieredzi un piemērus organizācijā.

4. Skaidras un saskaņotas ekspektācijas par sniegumu

Ko darīt, ka darbinieks domā, ka viņa veiktais darbs ir tieši tas, ko tu sagaidi, lai gan tā patiesībā nav? Šāda situācija ir daudz biežāk sastopama, kā varētu likties.

Problēma parasti ir tajā, ka ir (vai nav) uzstādītas un uzraudzītas ekspektācijas par sniegumu. Tas var būt īpaši piņķerīgi ar attālināti strādājošajiem. Piemēram, klātienes darbinieks varētu aši pajautāt: “Kā šis izskatās?” Un tā viņš pārliecināsies, ka ir uz pareizā ceļa. Strādājot no mājām, ir daudz grūtāk uzturēt šādas spontānas sarunas. No vienas puses, var likties, ka šīs īsās vārdapmaiņas nav nekas īpašs, taču ilgtermiņā skatoties, tās ļoti palīdz saskaņot darbinieka un vadītāja ekspektācijas par paveicamo darbu.

Izmēģini šos padomus, papildus ierastajām instrukcijām darbiniekam:

• Izmanto vizuālus palīglīdzekļus. Slaidi, domu kartes, izklājlapas, jebkas, kas palīdzēs darbiniekam ieraudzīt, ko tu domā, kad uzdod uzdevumus. Tu pat vari apsvērt aizsūtīt darbiniekam fizisku materiālu, maketu, prototipu, lai viņš redz, kā tas izskatās.
• Prasi, lai darbinieks papildina vai apstiprina, ka ir sapratis. Īpaši svarīga šī pieeja ir sarakstēs vai telefona sarunās. Izmēģini jautāt: “Vai šī pieeja tev šķiet piemērota, ņemot vērā to, ko es lūdzu un citus tavus pienākumus?” vai “Kas, tavuprāt, šajā projektā ir visizaicinošākais?”
• Progresa pārskats. Tā kā attālinātie darbinieki nevar pienākt un uzjautāt, lai atkārto vai precizē, pārliecinies, ka pēc sarunas nosūti rakstisku apkopojumu tam, ko pārrunājāt. Tā abām pusēm būs iespēja nogludināt to, kas neskaidrs, kā arī materiāls uz ko atskatīties, kad pārrunāsiet progresu.

5. Skaidras un saskaņotas ekspektācijas par komunikāciju — par individuālo komunikāciju un komandas saziņu

Neviens vadītājs nevēlas būt policists, kas izmanto saziņu, lai pārbaudītu, vai darbinieks strādā. Tas tikai veicina neuzticību. Tomēr apsver, kādas ekspektācijas par komunikāciju jums var palīdzēt. Ja jūs vienojaties par regulāriem progresa apskatiem, tad komunikācija, kas iepriekš varēja šķist kā mikro menedžments, var kļūt par normālu rutīnu, kas uzlabo jūsu darba attiecības un visu komandas kultūru. Galvenais ir nolūks.

Lai uzstādītu un noturētu šīs ekspektācijas, kā un cik bieži darbinieki pastāsta, kā viņiem sokas, apsver:

• Cik bieži notiks sarunas un cik detalizēti tajās runāsiet. Atkarībā no situācijas, aktuālās situācijas pārrunāšana var notikt katru rītu, reizi nedēļā vai tad, kad darbinieks sasniedz svarīgu punktu savā darbā. Tas var būt e-pasts, zvans vai padziļināta atskaite. Atrodi līdzsvaru, lai tu saņem tieši tik daudz un to informāciju, kas tev ir nepieciešama. Tu vienmēr vari samazināt šādu sarunu biežumu vai pārtraukt tās, ja ir sajūta, ka jūs ar darbinieku strādājat saskaņā.
• Komandas kultūra. Ja ikviens tavā komandā izmanto sistēmu, kā dalīties ar mērķiem un progresu, tad tas būtu jāievēro tavam attālinātajam darbiniekam. Nenovērtē par zemu sociālo spiedienu. Atgādini darbiniekam, kam ir piekritusi visa komanda. Vai esat vienojušies par kopsavilkuma e-pastu pēc pārdošanas lēmumiem? Ziņa kopējā sarakstē, kad atklājat šķērsli vai problēmu? Ja jūsu komandai vēl nav šādu konkrētu uzvedību, apsveriet satikties un radīt idejas, kā jūs varētu tādas ieviest.
• Kas vislabāk der darbiniekam, kas strādā no mājām. Ja darbiniekam šķiet, ka tik intensīva komunikācija nav nepieciešama vai viņam šķiet, ka tavas prasības signalizē, ka viņam neuzticies, dalies ar savu nolūku. Pastāsti, kā, tavuprāt, biežāka komunikācija palīdzēs jums abiem. “Ja mums būs ieskats vienam otra darbā, mēs varēsi atklāt kļūdas un problēmas ātrāk,” izskaidro viņam. Tāpat saproti komunikācijas šķēršļus, ar kuriem saskaras tavi darbinieki mājās. Iespējams, ka komanda strādā kopā, bet neveic video zvanus ar šo darbinieku, iespējams, ka jūs ignorējat laika zonu atšķirības, un ieplānojat sapulces tieši pusdienu laikā. Iespējams, ka darbiniekam neviens nav parādījis, kā izmantot projektu vadības programmatūru, ko visi lieto.

6. Veidojiet interaktīvu saziņu un dalieties ar ekrāniem

Varbūt, ka tev vajadzīgs redzēt attālinātā darbinieka darbu, ne tikai dzirdēt par to, lai saprastu, ko darbinieks dara. Ja kopā vizuāli apskatāt darbu, varat noturēt produktīvu diskusiju un izmantot šo laiku atgriezeniskajai saitei, koučingam un darbinieka attīstībai. Dalieties ar ekrānu un maziniet kultūras vai valodas barjeras. Ja skatāties uz vienu un to pašu, paliek mazāk iespēju interpretācijai, toņa pārprašanai vai valodas barjerai.

Ja jums nepieciešams laiks pirms sarunas, lai apskatītu paveikto darbu, pārliecinieties, ka esat tam atvēlējuši laiku.

Tulkoja Undija Ancēna © 2020 Jhana Education, Inc. Visas tiesības aizsargātas.

Kuro dienu jūs strādājat no mājām? Cik attālinātās sapulces esat novadījuši? Kad komandai nepieciešams sazināties katram no savas vietas, būs nepieciešams nedaudz mainīt pieeju. Tas palīdzēs noturēt cilvēku uzmanību, visu paveikt, un neviens nejustos atstāts ārpusē. Piedāvājam kontrolsarakstu, kā vadīt attālinātās sapulces, 3 jomās, lai tās izdotos pozitīvas un rezultatīvas.

Vadīšana

• Izmanto savu balsi, lai virzītu sarunu uz priekšu. Kad sapulces notiek klātienē, diskusija veidojas dabiski. Tu uz kādu paskaties, un cilvēks saprot, ka nepieciešams ko teikt. Attālinātās sapulcēs neviens nezina, uz ko vai kuru tu skaties, tāpēc vajadzēs runāt biežāk un uzstājīgāk, lai iesaistītu tos, kas vēlētos no sarunas izvairīties (piemēram, “Zane, kādas ir Tavas domas?”), apstādinātu tos, kas dominē (piemēram, “Paldies, Aleksandr. Kuram vēl ir kas sakāms par šo tēmu?”), vai būt par luksoforu, lai sakārtotu vairākus runātgribētājus secībā (piemēram, “Beāte, tu vispirms un pēc tam Pēteris.”).
• Lūdz atgriezenisko saiti, lai pārliecinātos, ka diskusija atbilst dalībnieku vajadzībām. Daži noderīgi jautājumi “Vai šī ir noderīga diskusija? Vai mums vajadzētu pavadīt vēl nedaudz laika pie šīs tēmas vai virzīties tālāk?” vai “Šķiet, ka šo esam atrisinājuši un varam virzīties tālāk. Vai tas visiem ir ok?” var būt izšķiroši. Tie var noteikt, vai darbi tiks izdarīti, vai komanda būs nogarlaikojusies un mentāli atslēgusies.
• Dod pāris sekundes laika un klusuma, lai citi sāktu runāt. Attālinātā komunikācija var būt lēnāka un ar nelielu aizturi kā klātienē, tāpēc dod sarunai laiku. Var būt, ka cilvēki gaida, ka kāds cits sāks runāt vai nospiež Unmute pogu, lai sāktu runāt.
• Virzi sarunu, apliecinot neverbālās izpausmes, ko ievēro. Tas palīdzēs visiem saprast cilvēku noskaņojumus un reakcijas (piemēram, “Es redzu, ka Vilhelms māj ar galvu.” vai “Sabīne, tu izskaties aizdomājusies – vai tev ir kādas bažas par šo?”). Ja vairāki no jums ir vienā telpā, un kaut kas atgadās, paskaidro to tie, kas pieslēgušies attālināti, (piemēram, “Visi smejas, jo es nevaru atvērt dzēriena bundžu.”).

Tehniskā puse

• Sāc ar skaņas pārbaudi. Palūdz visiem pateikt “Čau!”, lai notestētu mikrofonus un skaļumu. Tā tu izvairīsies no: “Mēs Tevi nedzirdam,” tālāk sarunā. Piezīme, ja vairāki no jums atrodas ap vienu mikrofonu, pārliecinies, ka visi no jums sēž gana tuvu, lai viņus var dzirdēt. Teju garantēti, ka kādam vajadzēs piebīdīties tuvāk.
• Kad iespējams, lūdz dalībniekiem ieslēgt kameru. Tā jūs noteikti labāk uztversiet neverbālo komunikāciju. Tas piešķir sarunai cilvēcību, īpaši tiem, kas pavada laiku mājās izolēti no pārējiem. Kamēr visi ieslēdz kameras, iesildiet sarunu, lai parunātu par to, kā jums sokas vai kas redzams kamerās, grāmatu plaukti, mājdzīvnieki vai citi sīkumi. Ja vairāki cilvēki sēž pie viena ekrāna / mikrofona, lūdz, lai, ja iespējams, viņi visi sasēžas tā, ka sejas ir redzamas, vai lai ieslēdz zvanu katrs savā ekrānā, atstājot ieslēgtu mikrofonu tikai vienā ierīcē.
• Palūdz tos, kam ir vājš interneta savienojums, piezvanīt gan no telefona, gan datora, vienā atstājot ieslēgtu skaņu, otrā video. Nodalīšana palīdzēs dzirdēt viedokli par tad, ja video seja būs sastingusi. Piezīme: tas, protams, iespējams vien tad, ja telefons un dators nedala vienu un to pašu interneta avotu, piemēram, Hotspot.
• Lai mazinātu fona troksni, lūdz dalībniekiem izslēgt mikrofonu, ja vien viņi nerunā. Tas noteikti palīdzēs īpaši lielās sapulcēs, kad daži atrodas skaļākā vidē (vārās tējkanna, raud bērns, rej suns, kaimiņi sienā urbj caurumus). Mazākām sapulcēm vēlams atstāt mikforonus ieslēgtus, lai noķertu “aha” un “mhm”, un citas verbālās izpausmes, kas pauž dalībnieka sajūtas un domas.
• Kad vien iespējams, dalies ar savu ekrānu un izmanto vizuālu materiālu, lai iesaistītu cilvēkus. Gatavojies un atver tos jau laicīgi, lai visiem 30 sekundes nav jāgaida, kā tu meklē mapēs failu, mājaslapu un tad vēl ielādē to. Palielini vizuālo materiālu pa visu ekrānu, īpaši tad, ja redzi, ka dalībnieki pieliecas tuvāk un sasprindzina acis, lai to saskatītu. Izvairies no tāfeļu lietošanas sev aiz muguras. Ekrānā tās ir grūti redzēt pat tad, ja ekrāns tiek pielikts tuvāk klāt, lai būtu labāka redzamība. Lai fiksētu idejas, labāk izmantojiet kopīgotu dokumentu vai kādu no tāfeles instrumentiem, ko piedāvā jūsu videokonferences programma vai aplikācija.
• Iedrošini dalībniekus izmantot čata funkciju. Tā kā vienlaikus var runāt tikai 1 cilvēks, izmantojiet čata funkciju, lai fiksētu nelielas detaļas, nepārtraucot runātāju (piemēram, “Man vajadzētu doties prom 5 minūtes ātrāk, jo man sāksies nākamais zvans.”) Ieteikums: Neļauj, ka čats aizstāj sarunāšanos. Ja piefiksē, ka tas notiek, lūdz personai par to pastāstīt (piemēram, “Šarlote, tu tikko čatā uzrakstīji svarīgu ideju, vai vari par to, lūdzu, pastāstīt plašāk?”).

Plānošana

• Sastādi precīzu darba kārtību. Attālinātās sapulces un darba kārtība iet roku rokā. Šeit tās ir īpaši svarīgas attiecības. Kad saruna aizklīst, arī dalībnieku uzmanība aizklīst. Jums neizbēgami ir jāsacenšas ar viņu e-pastiem, ziņām un sociālo tīklu lapām. Ja nevari sastādīt darba kārtību, pārliecinies, vai jums vispār ir nepieciešams satikties. Ja varat atcelt sapulci, tu ietaupīsi visu laiku (un iegūsi draugus).
• Ielūdz tikai tos, kam tur patiesi vajag būt. Kaad šaubies par kāda klātbūtni, pirms tam pajautā viņiem vai viņi vēlas piedalīties, vai padari dalību neobligātu. Ja tev ir darba kārtība, kas ir svarīga tikai dažiem dalībniekiem, sāc ar tiem darba kārtības punktiem, kas attiecas uz visiem. Tad, kad tie būs izrunāti, tie, kas nav ieinteresēti, varēs sapulci pamest.
• Plašām diskusijām saplāno struktūru. Ir iespējams sarīkot radošu un sadarbības pilnu attālinātu sapulci. Tev nepieciešama skaidrība par to, kā cilvēkiem vajadzēs piedalīties tajā un dot viņiem laiku sagatavoties. Piemēram, pārdomāt tematu vai izdomāt 3 idejas pirms tam, paskaidrojot, ka ar tām vajadzēs dalīties un tās pārrunāt. Izplāno, kā jūs dalīsieties ar idejām, vai tas būs kopīgs Google vai OneDrive dokuments vai kāds vizuālās sadarbības instruments, piemēram, Miro.
• Piešķir sapulces dalībniekiem lomas. Cilvēki turpinās būt iesaistīti, ja viņiem būs konkrēta atbildība. Vai nu uzraudzīt laiku, veikt piezīmes, vadīt kādu darba kārtības punktu vai kalpot par cilvēku, kas uz sapulci ieņem skeptiķa lomu, pat ja tas nesakrīt ar viņa vai viņas viedokli. Tas ir noderīgi, lai komanda neiekristu grupas domāšanas lamatās. Šis cilvēks palīdz to tā izvairīties, visu laiku uzdodot jautājumus un piedāvājot pretēju viedokli. Protams, ka nolūks nav sabotēt sarunu, bet piedāvāt pretējo viedokli apsvēršanai, lai atrastu labāko risinājumu.

Tulkoja un rediģēja Undija Ancēna, 2020, Jhana