Kaip susidoroti su per dideliu darbo krūviu?
Šiandienos sparčioje darbo aplinkoje lengva pasijusti perkrautu ar stresu. Dažnai iš mūsų reikalaujama atlikti daug užduočių per trumpą laiką. Norint išsaugoti sveiką protą ir toliau kokybiškai dirbti, svarbu sustoti ir pagalvoti, kaip sumažinti perkrovą.
Kaip pasireiškia per didelis darbo krūvis?
- Paprastos užduotys užima daugiau laiko nei įprastai.
- Darbo dienos metu jaučiatės neįprastai apatiškas.
- Jūsų asmeninis gyvenimas kenčia, nes nesugebate suderinti darbo ir asmeninio gyvenimo.
- Atidėliojate ne tik darbo pareigas, bet ir malonias veiklas, nes po darbo dienos jaučiatės pernelyg pavargę.
Kaip susidoroti su per dideliu darbo krūviu:
1. Būkite negailestingi savo užduočių sąrašui.
Skirk laiko sustoti ir apmąstyti, kaip iš tikrųjų praleidi savo dieną. Ar per daug laiko praleidi beprasmiškai peržiūrėdamas ir atsakydamas į elektroninius laiškus? Jei taip, tai tam tikru dienos laikotarpiu išjunkite savo elektroninį paštą. Ar tam tikras užduotis atliekate tik tam, kad padėtumėte savo kolegoms? Jei jos atitraukia jūsų dėmesį nuo pagrindinių užduočių, galbūt reikėtų sumažinti šių užduočių skaičių arba atsisakyti padėti.
2. Pagerinkite savo darbo aplinką.
Ar kolegos trukdo tau? Paprašyk jų būti supratingesniais, o jei tai nepadeda, paprašyk pakeisti darbo vietą. Papuošk savo darbo vietą meno kūriniais ar augalais, kad aplinka būtų malonesnė.
3. Pasikalbėkite su savo vadovu.
Dažnai vadovas net nesuvokia, kad jums yra per daug darbo. Kalbėkitės su vadovu atvirai, tačiau užuot tiesiogiai skundęsi dėl per didelio darbo krūvio, pirmiausia pabandykite paprašyti pagalbos nustatant prioritetus. Tai leis vadovui suprasti, kad jums yra skirta per daug darbo. Jei vadovas nesupras šios užuominos, tuomet galite būti tiesmukesni. Net jei vadovas iš karto negalės rasti sprendimo, jis bus informuotas ir ateityje galės sąžiningiau paskirstyti darbus arba priimti naujus darbuotojus, kad palengvintų darbo krūvį.
Instruktorės Martos Karlsonės komentaras:
Kalbėti apie per didelį darbo krūvį niekada nėra lengva. Dažnai baiminamės, kad pasirodysime nesugebantys ar nepakankamai motyvuoti, ir šios vidinės baimės gali pakenkti pokalbiui. Kartais, vedini šių nuogąstavimų, derybose pernelyg susitelkiame į „gynybą“ ar „pasiteisinimus“. Deja, tai retai padeda pasiekti norimą rezultatą ir neleidžia jaustis gerai po tokio pokalbio (beje, vadovams tai taip pat nesuteikia džiaugsmo!).
Todėl, norėdami efektyviai pasikalbėti su vadovu apie savo darbo krūvį, svarbiausia – atkurkite realybę. Stenkitės kuo tiksliau atspindėti tai, kas vyksta, ir paaiškinkite vadovui, kaip esama situacija veikia jus bei darbo kokybę. Be to, būkite kuo realistiškesni kalbėdami apie terminus ir savo realias galimybes. Jei žinote, kad kažko neįmanoma padaryti vadovo pageidaujamu terminu, geriausia apie tai pranešti iš anksto – dar prieš nustatant konkretų terminą.
4. Kiekvieną rytą pasirink savo „svarbiausias užduotis“ ir pradėk nuo jų.
Prieš pradėdami darbo dieną, užrašykite viską, ką norite padaryti. Tada sudarykite sąrašą tik su tais uždaviniais, kurie yra svarbūs, kad jaustumėtės produktyvūs. Susikoncentruokite į šiuos svarbiausius darbus. Kai juos atliksite, galite pereiti prie likusių užduočių arba pasidžiaugti atliktu darbu ir baigti darbą anksčiau.
5. Nesaugokite darbų sąrašo savo galvoje.
Kai jums patikimos naujos užduotys arba tuo pačiu metu turite atlikti kelis darbus, užsirašykite juos. Bandymas viską prisiminti gali sukelti nereikalingą stresą ir apsunkinti protą. Užrašykite viską ant popieriaus arba naudokite kokį nors skaitmeninį įrankį, kad valdytumėte savo užduotis.
Instruktorės Matīsos Haritonovos komentaras:
Šioje informacijos pertekliaus amžiuje mūsų smegenys („procesorius“) nuolat yra perkrautos, todėl rekomenduoju naudoti skaitmeninį įrankį, kuriame galėtumėte tvarkyti ir organizuoti savo darbus, užduotis. Yra daugybė prieinamų įrankių, todėl kiekvienas turi rasti tokį skaitmeninį įrankį, kuris dirba jums, o ne jūs jam. Paprasčiau tariant – įrankį, kurį suprantate ir kurį jums patinka naudoti. Rekomenduoju naudoti įrankį, kurį galėsite naudoti kartu su kalendoriumi. Pavyzdžiui, Google Calendar ir Google Tasks arba Microsoft Outlook ir Microsoft To-Do. Jei norite vizualaus įrankio, tada pravers Trello arba Monday. Pasirinkite vieną įrankį ir sukurkite struktūrą, kuria galite pasitikėti.
6. Būkite sąžiningi dėl savo gebėjimų.
Norint išspręsti problemą, pirmiausia reikia suprasti jos priežastį. Ar pats imiesi daugiau, nei gali padaryti, ar kiti tau patiki per daug darbo? Kiek realiai gali padaryti per vieną dieną, nesumažindamas darbo kokybės? Nesiveržk daryti daugiau.
